自家用電気工作物点検報告書の電子化を構築

報告書の電子化とは、紙媒体での報告業務をデジタルデータへ移行することです。

ペーパーレスによって保管スペースの確保・書類の整理の他、提出・管理の際の汚れや破損の心配等の負担が軽減されます。
お客さまだけでなく、当事務所もメリットがあるため、電子化を推進します。

※紙媒体での報告も選択できます。その場合は、サイトより報告書のダウンロードは行えません。

電子化によるメリット

紙媒体での管理費の削減

• 保管スペースの確保や書類の整理などの管理費
• 報告書の紙や印刷費用
• 輸送に関わる費用

報告書を効率的に作成

• ツールやテンプレートを使用し効率的に作成
• 報告後、詳報を添付して送信可能

情報の共有化

• 各部署への報告、一括ご契約のお客さまの本社への報告
• 指摘事項等について、工事店と情報共有

お客さまによる電子署名

タブレット・パソコンの画面で報告を行い、電子署名を「ご確認欄」へ貼り付けます。

当サイトより報告書をダウンロード

１．点検後、必要に応じて詳報を添付しPDFファイルを作成します。
２．URLとパスワードをメールにてお知らせします。複数名指定可
３．ダウンロード後、情報の共有化に活用ください。

• 添付ファイル誤送信の対策や送信容量の制限回避として、お客さまによるダウンロード方式を採用しました。
• お客さまIDやパスワードを、管理する必要はありません。
• URLとパスワードはセキュリティを向上させるため、変更する場合もあります。
• 誤ってファイルを削除してしまった場合は、URLとパスワードを再通知します。

サイトイメージ（直接署名を頂けない遠方のお客さま）

TEST太陽光発電所

2024年6月1日-月次点検報告書.pdf

管理番号TEST123-06 | 104.94 KB

ダウンロード

ファイル内容ご確認後に下記に署名をお願いします。

過去のファイル

自社サイトで行うメリットとデメリット

• サイトを活用し、無料プラグインで行うことができる。
• 試行錯誤することで、他の業務に活用できるかもしれない。
• ファイル転送サービス（無料版）は不要な広告が表示され、ビジネス運用として適さない。
• ファイル転送サービス（有料版）の中には、低価格で高機能なサービスもある。
• 魅力的なアドオンを購入すると、上記有料サービスより割高となる。

署名の必要性

重要な契約や取引・法的な責任を伴うような内容では、のちのトラブルを避けるためにも署名欄を設けるケースが一般的です。
しかし、報告書に署名欄を設けることは必須ではなく、その内容に応じて対応は異なります。設けない場合もいいのではないか。